县级机关公文处理实施办法

　县级机关公文处理 实施 办法

　目

　录

　 第一章

　总则 ······························································· 1

　第二章

　公文种类 ························································· 2

　第三章

　公文格式 ························································· 3

　第四章

　行文规则 ························································· 5

　第五章

　发文办理 ························································· 6

　第六章

　收文办理 ························································· 8

　第七章

　公文管理 ······················································· 10

　第八章

　公文归档 ······················································· 11

　第九章

　附则 ····························································· 12

　第 1 页

　共 12 页 ××县××机关公文处理实施办法

　 第一章

　总则

　第一条

　为使县××机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，参照《国家行政机关公文处理办法》、《××省××机关公文处理实施细则（试行）》等的规定，结合本机关实际，制定本办法。

　第二条

　县××机关公文，是县人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布决议、决定、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

　第三条

　县××办公室负责机关公文处理、协调和指导本机关各工作委员会公文处理工作。

　文秘工作人员应当忠于职守、作风严谨、严守秘密、廉洁正派，具备相应专业知识。

　第四条

　县××机关的公文处理，包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。公文处理必须做到准确、及时、安全。要提高办文效率，急件随到随办；有时限要求的文件，必须在时限内办理完毕；一般文件应在 15 日内办理完毕。

　第五条

　公文处理中必须严格执行国家保密法律、法规和《××县人民代表大会常务委员会保密工作制度》，确保国家秘密的安全。

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　共 12 页 第二章

　公文种类

　第六条

　县××机关的公文种类主要有：公报，公告，决议，决定，办法、规则，议案，意见、批评和建议，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要等。

　公报

　适用于印发会议形成的主要文件。

　公告

　适用于公布县人民代表大会及其常务委员会会议通过的规范性文件及其他重要事项。

　决议

　适用于经会议审议或者讨论通过的，对长远的、全局的重大方针、重大决策作出决断。

　决定

　适用于经会议审议或者讨论通过的，对重大的、单一的事项作出决断。

　办法、规则

　适用于县人民代表大会及其常务委员会会议通过的或者机关制定的工作制度等规范性文件。

　议案

　适用于根据法定程序，有关机构提请县人民代表大会及其常务委员会审议的事项。

　意见、批评和建议

　适用于县人大代表向县人民代表大会及其常务委员会提出，由常务委员会的办事工作机构交由有关机关研究处理并负责答复的事项。

　请示

　适用于请求指示、批准事项。

　批复

　适用于答复请示事项。

　报告

　报告适用于汇报工作、反映情况、提出建议，或者答复询问等。

　通知

　适用于传达指示，转发公文，传达需要执行或者周知

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　共 12 页 的事项等。

　通报

　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流情况等。

　函

　适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门提出请求等。

　意见

　适用于对议案或者重要问题提出见解和处理办法等。

　会议纪要

　适用于记载会议情况和议定事项。

　第三章

　公文格式

　第七条

　本机关的公文，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、抄送机关、印制版记等部分组成。

　（一）秘密等级和保密期限

　秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标注于公文首页左上方。机关内部的公文，应当标明“内部文件”。

　（二）紧急程度

　紧急公文应当分别标明“特急件”、 “急件”；紧急电报应当标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　（三）发文机关标识

　由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成;县××函只标识“××县人民代表大会常务委员会”；办公室通知、办公室函由发文机关全称或者规范化简称加“（）”组成。联合行文，主办机关排列在前。

　（四）发文字号

　由发文机关代字、年份和序号组成。应当排列于发文机关标识之下，横线之上居中处。上报公文的发文字

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　共 12 页 号应当排列于发文机关标识之下，横线之上左侧。常委会“函”的发文字号应当排列于发文机关标识之下，横线之下右侧。联合发文，只标明主办机关发文字号。

　“×人发”、“×人组”、“×人办”、分别为“××县××文件”、“ZG××县××党组文件”、“ZG××县××办公室文件”代字；“×人函”、“×人办通”、“×人办函”分别为“××县××函”、“××县××办公室通知”、“××县××办公室函”代字。

　（五）签发人

　上报公文应当在发文机关标识之下，横线之上右侧标注签发人、会签人姓名，由发文机关负责人审批签字。

　（六）标题

　公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。转发上级机关的公文，如其标题过长，可按事由摘要转发。

　（七）主送机关

　指公文的主要受理机关，应当用全称或者规范化简称、统称，一般位于正文上方，顶格排列。

　（八）正文

　指公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。

　（九）附件

　公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

　（十）印章

　编号印发的公文应当加盖印章，其他公文根据需要并经领导同意可以加盖印章。单一机关和两个机关联合制发的公文在落款处不署发文机关名称，印章印在成文日期上。

　（十一）成文日期

　应当以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

　（十二）抄送机关

　指除主送机关以外的其他需要告知的上

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　共 12 页 下级、同级或者不相隶属机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。应当标注于公文末页下端，印制版记上方。

　多个抄送机关，按党、政、军、群的顺序排列。地方 ZF 在前、部门在后；地方 ZF，按行政区划的顺序排列；部门，按机构序列的顺序排列。

　（十三）印制版记

　由公文印发机关名称、印发日期和印发份数组成，位于公文末页下端。

　第八条

　公文用纸一般用国际标准 A4 型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

　第四章

　行文规则

　第九条

　行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的公文不发，凡是通过口头、电话或者其他便捷方式能够解决的问题，不要行文。

　第十条

　县××及其办公室可向县人民 ZF 及其所属部门、县人民法院、县人民检察院和各乡镇人大××团行文。

　县××各工作委员会不得以各自名义对外行文。属承办或者转办信访件，常委会办公室可向有关单位和部门行文。

　根据需要可与同级机关联合行文，由其主办单位负责牵头协商工作。

　第十一条

　请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示或者多头请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

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　共 12 页 第十二条

　向县××和常委会主任会议请示问题的公文，应当送办公室按规定程序办理，不应直接送领导个人。

　第五章

　发文办理

　第十三条

　发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审稿、初核、复核、签发、编号、打印、分发等程序。

　（一）草拟 草拟公文应当做到：

　1．符合国家的法律、法规及其他有关规定。如果提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

　2．情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　3．人名、地名、单位名称、数字、时间的书写要准确。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次的序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。应当使用国家法定计量单位。日期应当写明具体的年、月、日。

　4．引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文或者其他文字应当注明中文含义。

　5．文字结构层次的序数，第一层为“一、”；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”。

　6．文字从左至右横写、横排。

　（二）审稿、初核、复核

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　共 12 页 审核的内容及责任：内容是否符合国家的法律、行政法规、地方性法规和党的方针、政策及有关规定，是否完整、准确体现发文机关的意图，并同现行有关公文和规定相衔接；所提措施和办法是否切实可行；报批程序是否符合规定；涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词和文字表述是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合《党政机关公文格式（GB/T 9704-2012）》的规定。

　编号公文文稿，经起草办事工作机构负责人审稿后，送办公室就文种、公文格式等进行初核，然后送办公室副主任复核。

　不编号公文文稿，由起草办事工作机构负责人审稿。

　（三）签发 公文须经发文机关负责人审批签发方能生效。编号公文未经办公室校核，领导一般不予签发。领导签发公文，应签署明确意见，并签署姓名和日期。县××机关的公文按照下列程序签发：

　 1．县××文（函）件。由常委会主任签发。

　 2．县××党组文（函）件。由党组书记签发。

　3．县××办公室文（函）件。有办公室主任签发。

　4．县××公告。由常委会主任或者受委托的副主任签发。

　5．县××公报。由常委会办公室主任签发。

　6．意见。由常委会主任签发。

　7．会议纪要。由会议主持人签发。

　8．不编号公文。属工作委员会以办公室名义行文的，由常委会分管副主任签发；属机关日常事务和办公室政务的，由办公

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　共 12 页 室主任签发。

　（四）印制 1．县××、县××党组、县××办公室印发的公文，由办公室负责登记、编号。

　2．县××会议用文件须在会议召开 5 日前，常委会党组会议、主任会议和秘书长、办公室主任会议用文件须在会议召开 3日前由承办单位（科、室）主要负责人核稿，按规定程序报送有关负责人审签后印制。

　3．已经审签的文稿，在打印之前应由承办的办事工作机构再作复核。经复核如需作实质性修改的，须报请签发人或者上一级负责人复审同意。

　4．印制的公文由承办的办事工作机构负责校对。清样付印前，校对人应在校对稿上签字。公文印制后，由承办的办事工作机构再行校核无误后装订、分发。

　5．公文印制要力求高质量，高效率。文印格式要符合规范，布局要得体、美观，字迹要清晰。印后的电脑硬盘、磁盘、光碟、蜡纸、清样、废页等要妥善保管，定期销毁和处理，防止失密。

　第六章

　收文办理

　第十四条

　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、分发、传阅、传批、请办、承办、催办等程序。

　（一）签收

　收文时应逐件清点，重要文件要逐页清点，并以签字或者盖章的方式签收。如发现问题（如散包、被拆、错送、错投等）须及时向发文机关查询并采取相应处理措施。

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　共 12 页 （二）登记

　公文办理过程中对公文的特征和办理情况作记载。登记应将公文发文机关、发文字号、公文标题、密级、份数、成文时间、主送机关、收到时间及处理情况逐项填写清楚，以利管理、查询和催办。

　（三）分发

　办公室根据有关规定，并经办公室分管副主任核定的办理意见，将公文分送有关领导批示或者送常委会有关办事机构阅处、研办。

　分发公文要严格按有关规定和领导批示范围进行。紧急公文应当按时限要求办理。秘密公文应当按限定的范围分发。

　（四）传阅、传批

　对需送几位领导传阅或者传批的公文，由办公室按顺序送有关领导阅知或者批示。传阅件按领导排序由前向后递送，传批件应按领导分工和排序由后向前递送。

　办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并予以记录，避免漏传、误传和延误。

　公文传阅、传批不横传，以免传阅失控或者造成丢失。

　（五）请办

　办公室收文后，除直送领导亲启的以外，一律由专人拆封，并按有关规定对需要办理的公文逐件提出办理意见，附上必要背景材料送办公室主任复核后，按分工和职责，交有关承办单位在规定时限内提出处理意见。

　（六）承办

　承办的办事工作机构要尽快办理，不得延误、推诿。有会办机构的，主办机构应主动征求其意见。办事工作机构之间意见不一致的，应将不同意见及依据一并附上。如认为不属于本办事工作机构职责或者不适宜由本办事工作机构承办的，要及时退回办公室并说明理由。

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　共 12 页 对需报请领导批示的重要公文，应由承办的办事工作机构提供成熟的解决问题的方案、意见和必要的背景材料，并尽量减少二次审批。办公室对领导的批示件要认真登记，需要行文的，应及时处理。

　（七）催办

　办公室对办理中的公文应当进行督办、查询。催办贯穿于公文处理的各个环节。紧急、重要的公文应及时、重点催办，一般公文也应当定期催办，做到件件有交待，事事有交办，中间有检查，办理有结果，并采取适当方式随时或者定期向领导反馈情况。

　第七章

　公文管理

　第十五条

　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

　第十六条

　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　第十七条

　公文的草拟、修改、签发，必须使用钢笔或者签字笔、毛笔。不得使用圆珠笔、铅笔、蜡笔等，不得使用纯蓝墨水、红墨水及其他不符合存档要求的墨水。针式打印机打印文稿不得作为正式文稿。签署日期应当写明具体的年、月、日。

　第十八条

　在机关传递标有密级的公文，应当由办公室保密人员传递。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须经办公室主任同意后，采用加密装置。绝密级公文不得利用传真机和计算机传输。

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　共 12 页 第十九条

　不具备归档和存查价值的公文，经鉴别和办公室主任批准，由办公室按保密法规和机关保密工作制度规定组织定期销毁。

　第八章

　公文归档

　第二十条

　公文办理完毕后，应当根据档案法和机关档案管理制度的规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

　第二十一条

　归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

　第二十二条

　联合办理的公文，原件由主办办事工作机构整理（立卷）、归档，其他办事工作机构保存复制件或者其他形式的公文副本。

　第二十三条

　本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

　第二十四条

　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

　第二十五条

　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　第二十六条

　机关各办事工作机构应当于次年三月底前向档案室移交档案。

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　共 12 页 第九章

　附则

　第二十七条

　本办法适用于××县××机关，自公布之日起执行。