电子政务环境下文档一体化工作探讨

发布时间：2022-01-17 15:26:40 浏览数：次

电子政务是通过信息共享与资源整合，实现政府组织结构和工作流程的优化、重组，将政府内部和外部的管理业务和服务职能，借助计算机、信息通信技术集成并转移到网络上完成。提供高效优质、规范透明、一体化、全方位的管理和服务。它不仅仅是现代信息与通信技术构造的管理系统，而且还是一种具有新型组织结构与工作流程的政务系统。文档一体化是从公文处理与档案管理的连续性和整体性的规律出发，通过计算机系统将其有机联系起来，组成一个综合的管理大系统，实现对公文和档案管理的整体优化，减少重复劳动，提高机关工作的效率和质量。
     一、电子政务环境下实行文档一体化的可行性、优越性
（一）可行性
    由于电子政务环境基本实现了对传统行政管理结构及工作方法的改造，具备了文档一体化所要求的体制条件。因此，电子政务基于信息和通信技术使各部门在互联网上实现了统一、开放、交互式办公，为文档一体化创造了体制上的可能。电子政务通过对文件和档案管理流程的重组，达到了两者在管理上的无缝化和程序一体化。所以，在管理模式上，电子政务所造就的新型信息交流体制，为文件和档案的统一管理搭建了一个共同的平台，使得文件与档案的一体化不仅可行，而且势在必行。
   （二）优越性
实现文档一体化管理能够适应文书、档案工作现代化发展的需要，主要有以下几个方面的优越性：
    1、简化了工作程序，降低了管理成本，提高了工作效率。
2、有利于各级各类档案部门对档案工作质量的控制和管理，强化对档案实体的保护。
3、有利于各级档案行政管理部门开展监督指导工作。
4、便于档案资源的开发及有效利用。
二、电子政务环境下进行文档一体化管理的做法
电子政务环境下档案的管理应以功能性建设为主线进行。在电子政务系统中运行的公文是机关职能活动的历史记录，必须按照档案管理的要求归档。文档一体化在电子政务的OA系统里，显现出传统意义上的文件和档案的界限是难以截然分清的。归档文件的真实性、完整性、可读性需要从文件生成阶段加以控制，鉴定、著录等工作也需要在生成、流转的各环节进行。因此，对电子文件必须实施一体化管理。在电子政务环境下所产生的电子文件要能够成为电子档案，档案部门就必须将其职能延伸到文件生成部门，在源头对电子文件进行前端控制、全程管理和一体化管理。
    我们知道电子文件管理的原则主要有：文档一体化原则、双套制管理原则、全程管理原则、前端控制原则、真实性保障原则、完整性保障原则和可读性保障原则。由于OA是这些原则的具体执行者，因此在系统开发之初就要把以上的原则进行综合考虑贯穿到功能当中去，在系统中能够体现出来。也就是说在开发OA系统时就将电子文件管理功能嵌入进去，这是关键。而要实现文档一体化管理主要就是要贯彻前端控制和全程管理的原则。
    全程管理是对电子文件进行全过程、全方位的控制和管理。在电子政务环境里，前端控制更强调从系统的角度出发，要基于文件生命周期理论，充分利用网络技术对文书和档案工作统筹规划、系统优化管理，以达到最佳的效能。这就要打破文件工作、档案工作的人为界限以及原来的管理旧框框、老思维，在文件形成之初便对与档案工作的衔接和保管加以综合考虑。同时，为了确保有价值的电子文件不被丢失，在系统功能设计阶段就将电子文件管理措施附加在文件流转的全过程之中。也就是在OA系统中建立涵盖电子文件全部活动的控制体系，将部分档案管理工作前置到文件生成和公文处理中，并实行全程管理，实现公文处理与档案管理的一体化。
    三、目前存在的问题以及今后的努力方向
   （一）存在的问题
1、意识淡薄，对一体化的重要性、紧迫性认识不足。许多部门对实行文档一体化都没有给予足够重视，认识不一，在一体化的内涵、管理模式等方面存在较多分歧。
2、由于缺乏统一的技术指导，因而出现各部门、各单位各搞一套情况。系统不兼容的问题突出，重复投入现象严重，影响电子文件管理的标准化。
3、体制的局限，文档一体化与现行体制不相适应。现行体制使得档案部门尚不能有力地参与和指导文件的管理。并由此带来诸如文件归档不及时、不齐全等问题，影响一体化工作的组织和实施。
（二）努力的方向
1、各级政府应给予足够的重视，在人、财、物上给以充分支持。加强文档一体化工作的宣传，统一思想，减少分歧，求得共识。突破传统观念的禁锢，要有大局观和大档案的意识，自我加压，促进一体化工作的发展。
2、创新档案管理新体制，在电子政务环境下将文书和档案工作管理体制合二为一。有利于统筹兼顾，合理安排，使二者互相参与、互相渗透，避免顾此失彼，相互重复等现象。
3、要注重人才培养和队伍建设。在知识经济时代具有高知识水平和创新能力，将是档案工作人员的必然要求。实施知识型的人才战略，培养一支高水平的人才队伍是建立档案管理新体系的核心。
    总之，随着现代科学技术的不断发展，特别是计算机技术的普及使得档案工作功能综合化、运转协调化、服务快捷化、手段规范化、管理现代化成为可能。寻求先进管理模式与先进技术手段的契合点，是实现档案管理现代化的基本途径，而电子政务环境下文档一体化管理就是档案工作实现可持续发展的一种新模式。
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