高校图书馆采编业务外包分析

发布时间：2022-03-08 15:20:53 浏览数：次

(湖南邵阳医学高等专科学校图书馆，湖南邵阳 422000)
摘要：文章分析了图书采编业务外包产生的背景，阐述了图书馆采编业务外包的利弊，从外包商的选择、外包模式的选择等方面对图书采编业务外包工作提出了相应的建议。
关键词：业务外包；采访；编目
中图分类号：G254 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2008)10—0119—02
1 图书采编业务外包产生的背景

20世纪90年代随着传统的图书馆向现代图书馆转型，图书馆服务理念发生了根本性的变化，为读者服务成为每个图书馆的终极目标，服务质量成了评判图书馆工作的唯一标准。由此，图书馆工作发生了从以信息技术为重心向以资讯服务为重心的转移［1］，图书馆人力资源的配置出现了新的问题，即图书馆的内部业务部门和对外服务部门都需要更多更高素质的人才，事实上任何一个图书馆内部都不可能解决这一问题［2］。于是，只有借助外部力量，实现采编业务外包，把图书馆内一部分从事采编工作的业务工作人员调配到服务第一线上去，从而为图书馆服务工作提供人力资源保障。另一方面，资金问题也是大多数图书馆头痛的问题，为了节约图书采购加工费用，以最大限度的充实馆藏更好地为读者服力，选择采编业务外包成为了解决资金问题又一重要途径。
2 采编业务外包的优劣势分析
2．1 优势分析

节省了大量人力物力财力，缩短了新书与读者见面的时间，提高了文献利用率。根据笔者实践工作统计，5万册复本为3本的图书，从采购、验收、盖图章、贴条形码、磁条、书标、分编、数据录入到最后上架，最快得花费4个工作人员8～10个月时间，如果现实采编业务外包则最快两个月就能完成。同时，以每本节约加工费0.3元算，5万册图书可节约1.5万元。对于医学图书馆来说，医学类文献半衰期要比其他图书短，如果采编周期拖得太长的话，也许进馆的新书就成了一堆废纸，而实现采编外包则能大大缩短采编周期，也就提高了文献的利用率。

对于一些编目技术力量比较薄弱的小型图书馆而言，如果能找到一家技术力量过关的书商保持长期合作关系，就能获得超出本馆能力范围的规范的编目数据，建立完善的目录体系。

图书馆实施采编业务外包，将使管理层可以集中精力实现对业务流程和人员配置的整合，加强读者服务工作，提高图书馆的竞争优势，保持图书馆的持续稳定发展［3］。
2．2 劣势分析
2.2.1 图书馆编目工作外包会使图书馆工作人员产生对外部技术的严重依赖，长期外包会影响图书馆内部技术力量的发展壮大。采访工作外包，会在一定程度上影响馆藏文献质量。
2.2.2 馆内工作人员对购入的图书不如外包前熟悉，难以在短时间内把握整个馆藏建设
方向，在做馆藏建设决策时有可能失之偏颇。
2.2.3 书商不如馆内编目人员熟悉馆内目录体系，难免出现取号偏大或偏小的情况，这会造成分类标准不一致，甚至可能出现目录体系混乱的现象。对多卷书丛书的分编，各馆具体要求不同，外包可能会对检索带来不便。 
3 对图书采编业务外包的建议
3．1 要谨慎选择合作伙伴

对于大多数图书馆来说，采购图书要选择规模很大的书商做为合作伙伴，但对于专业图书馆来说，并不是书商做的越大越好，而是越专越好。笔者所在的馆为医学专业图书馆，也曾试图到北京、武汉、西安等大公司去采购医学类图书，结果发现有些大公司居然连人民卫生出版社这类医学权威出版社出版的图书都没有，其他出版社出版的医学类图书也不多，零星地分布在22个大类中，给现采工作带来诸多不便，还不如当地的几家专门经营医学专业图书的书商提供的现采齐全和方便。而且当地小公司的业务员对公司内除销售以外的各环节的工作都了如指掌，而大公司的业务员对除了销售以外的编目加工工作几乎是不清楚，图书馆与业
务员的沟通出现困难。所以，选择合作伙伴不能盲目求大，而是要最适合自己的采编要求。图书编目加工服务通常是一种附加服务，图书馆在考察书商时往往更多的是注重其规模、场地、注册资金等，对于其加工服务能力的考察却忽略了，这会对后期工作带来许多不必要的麻烦。有些书商也承诺自己能提供编目服务，他们确实也有所谓的编目员，但都不是经过正规训练的，提供的数据错误太多，一些图书馆在合作初期就碰到过这样的麻烦。所以，在选择合作伙伴时一定要将采编技术服务能力做为一项重要的指标来考察。图书馆可以通过考察其员工的工作态度、精神面貌、技术水平，询问曾经与该书商合作过的图书馆对其满意度等
方式来有效的考察其技术服务能力。

选择了几家信誉好业务能力强比较适合自己的书商后，可以长期稳定地保持合作关系，以便保证分类标准化和目录体系的规范化，有利于搞好馆藏建设。
3．2 要根据图书馆实际情况来选择采编业务外包的模式

按照采编外包的程度，可将采编业务外包划分为部分外包和完全外包。完全外包与部分外包的区别在于，馆藏发展及选书等采访的核心工作仍由图书馆控制［4］。近几年由于高校升格、扩招，很多高校还建了新校区，学生数量的增多以及各项评估工作的开展，采编工作量大大加重，在不得已的情况下只好选择采编业务完全外包。但笔者并不主张完全外包，因为图书馆和书商是一种基于利益基础上的合作伙伴，而图书是一种特殊的商品，无法从其外观特征来判断其价值，图书馆本身不可能对每一本要购入的图书作出详尽的说明，权威出版社出版的科技专著，其利润空间小，所以就不能排除书商为了其最大限度的利润而降低图书质量的可能。对那些内容不完全符合图书馆采购要求的少量图书，到馆后所有的加工工作已完成，如果退货对书商会有利益损害，图书馆只好委曲求全。所以，如果把采书工作也交给书商的话，会影响馆藏文献质量。
3．3 图书馆在采编外包时要处于主导地位，加强与书商的沟通与交流

图书馆与外包商的关系是互相依靠，互惠互利的双赢关系，双方在充分沟通与相互理解的基础上加强合作与协调，使业务流程顺利进行。一方面，图书馆将采编业务外包给书商，书商要主动适应图书馆工作要求。但这并不等于说图书馆可以全部不闻不问，只等着图书进馆。另一方面，更重要的是图书馆要主动参与全程质量控制与监督［5］，要尽可能详尽的提供采访编目加工细则，并与书商多加强交流，及时反馈信息，一旦过程中出现问题，双方都要沉着冷静协商解决问题的最佳办法，把损失降低到最低值，而不是互相推诿。笔者曾在与书商合作过程中发生过这样一件事情，图书馆要求条形码由两个英文字母和7位数字组成，由于书商打条形码的员工一时疏忽漏打了条形码开头的两英文字母，图书全部验收上架后，借阅时通过CCD扫描才发现出了问题，结果通过图书馆员工主动配合书商很快解决了问题。
3. 4 要积极消除图书馆内部工作人员对采编外包的抵触情绪

在图书馆内部，采编外包势必会影响到一些工作人员的利益，从前图书馆内部往往以编目工作为核心技术工作,视编目人员为核心人物，由于编目外包，他们就要由技术人员向一线服务人员的角色转变。角色的转变,可能会带来员工心理上一系列的变化,认为图书馆编目馆员的技术含量被否认了，从而心理上会对编目外包产生抵触情绪。有些小型图书馆实行采编业务外包后，就撤消采编部，图书馆采编力量被彻底摧毁，这种做法是不可取的。图书馆应该把那些资深的对馆藏特别熟悉的采编人员留在编目岗，实现对外包工作的质量控制和完成采访的决策工作。对那些转向服务第一线的采编人员决不能压服，而是要多沟通，让他们认识到采编外包是一种必然趋势。

总之，图书馆采编业务外包作为一种新型的图书馆管理模式，对于提高图书馆的服务质量和工作效率，促进图书馆的重心转移，发挥了积极的作用，也体现了传统图书馆向现代图书馆转型过程中图书馆非核心功能社会化的必然趋势［6］。任何新生事物在开始时总不是十全十美的，我们不能因为采编业务外包过程出现了一些不可避免的小问题就止步不前，相信随着外包商竞争的加剧，随着图书馆与外包商协作的加强，图书馆采编业务会朝着高
质量的健康的方向发展。
［参考文献］
［1］程焕文.图书馆业务外包：一种无法阻挡的发展趋势［J］.图书情报工作,2006,(1):5.
［2］程焕文,姜瑞其.谈图书馆采编业务外包［J］.图书情报工作,2006,(1):6～9.
［3］石继平.图书馆实施业务外包及其策略［J］.图书馆杂志,2004,(4):27～29.
［4］冯彩芬.采访业务外包——图书馆与书商关系的选择［J］.图书情报工作,2006,(1):10～13.
［5］冯东.图书馆业务外包的实践与思考——中山大学东校区图书馆业务外包体验［J］.图书情报工作,2006,(1):14～17.
［6］朱复成.美国图书馆业务外包的得失与启示.大学图书馆学报,2000,(1):30～32.

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